規(guī)則七：不要舍本逐末

不要記錄沒有用的內容。什么是沒有用的內容？這里說的沒有用的內容是指行政性質的，對管理體系的績效沒有任何實際影響的審核發(fā)現(xiàn)。這樣的例子包括明顯的筆誤、在沒有要求或不必要的情況下在空白處沒有標記“不適用”，以及明顯可以輕易糾正的行政監(jiān)督的疏漏。因為這些細枝末節(jié)有時違反了相關要求，審核員如何避免將其寫入報告呢？簡單的回答就是，不要舍本逐末。

關注重要的要求、問題和績效，不要專注于或者有意去尋找意義不大的小問題。

規(guī)則八：在報告中提供充分的背景信息

審核員必須始終牢記他們在為誰寫不符合報告。既不是為審核項目經(jīng)理，也不是為其他審核員，而是為了受審核方的管理者或被審核過程的負責人，為了要采取糾正措施的受審核方的管理者或過程負責人。

管理者或過程負責人在審核員發(fā)現(xiàn)問題的時候可能不在場，這就意味著審核報告必須要清晰，并且能夠直接追溯到違反的要求。對問題的描述不能留下疑點，必須指出有什么問題以及為什么認為是違反了要求。

規(guī)則九：具體指出優(yōu)勢所在

審核員難道不應該在受審核方的出色表現(xiàn)方面給予肯定嗎？答案是肯定的。審核員應該指出并肯定受審核方的出色表現(xiàn)，尤其是當這種出色的表現(xiàn)代表著真正的最佳實踐時。但是，這樣做的規(guī)則是一定要有針對性。在給予表揚時，關鍵在于指出值得表揚的具體做法。

審核員很少有足夠的時間全面深入地評估整個體系或過程，也無法能夠肯定地說整個審核對象確實很好。

相反，要具體指出你所發(fā)現(xiàn)的出色方面。這種出色的表現(xiàn)可能是電子文件化的控制到位，或向文件用戶告知文件變更時所采用的方法。總之，不要泛泛而談。

規(guī)則十：審核員的就餐問題

除了審核員需要解決吃飯問題外，還有其他一些問題也與午餐有關，需要妥善解決，尤其是在進行場外審核的時候。這些問題中，最重要的問題是外出吃午餐還是叫外賣餐。

受審核方往往會邀請審核員外出吃午餐。審核組長要權衡接受邀請與完成審核之間的輕重。大多數(shù)審核員吃工作午餐，吃飯時討論審核進展、需要深入審核的內容以及如何調整下午的進度等問題。許多審核員還利用午餐的時間寫審核記錄。如果審核組外出就餐，這些工作都無法完成。

此外，外出就餐一個小時內難以返回。因為這些原因，大多數(shù)審核員傾向于叫外賣餐。當然，對于內部審核而言，這個問題就沒有意義了，審核員可以自行決定。

結果：遵循這十條簡單規(guī)則或者說指南，將有助你更有效更高效地進行審核，同時還有助于向所有參與人員樹立更積極的形象。

作者簡介：

喬·高塞克（Joe Kause），匹茲堡波因特帕克Point Park學院碩士學位，為美國質量學會的高級會員，同時也是注冊六西格碼黑帶。他著有兩本書：《環(huán)境管理快速指南：快速創(chuàng)建有效的ISO14001環(huán)境管理體系》和《管理體系審核員手冊》，由美國質量學會質量出版社出版。